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Question-réponse

Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?

Vérifié le 06/09/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice

Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.

La cote sert à numéroter les pages de certains livres, registres ou répertoires pour éviter toute substitution. Le paraphe est une signature faite à une date certaine sur les documents sociaux par une autorité compétente.

La cote et la paraphe ont pour but d'empêcher toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression du document dans le registre.

  À savoir

Vous devez faire coter et parapher vos documents avant leur utilisation.

Selon le type de société, vous devez obligatoirement faire parapher et coter certains documents.

    • Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.

    • Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.

    • Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.

    • Le registre des décisions de l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.

        À savoir

      Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.

    • Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.

        À savoir

      Les registre peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.

    • Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.

        À savoir

      Les registres peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.

  • Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé

      À savoir

    Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.

Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des personnes suivantes :

  • Maire ou adjoint au maire

Où s’adresser ?

Mairie

  • Greffier du tribunal de commerce

Où s’adresser ?

Greffe du tribunal de commerce

  • Juge du tribunal judiciaire

Où s’adresser ?

Tribunal judiciaire

  • Faire coter et parapher un document coûte <span class="valeur">2,69 €</span>, auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.

  • Faire coter et parapher un document en mairie est gratuit.

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Pour en savoir plus